Zo laat je MTO-resultaten meewegen in het jaarplan

Het onderzoek is afgerond, de respons was goed, en het rapport ligt klaar. Een paar weken later wordt het jaarplan besproken in het managementteam, en het MTO komt daar niet of nauwelijks terug. Meestal vindt iedereen het belangrijk, maar kwam het rapport bijvoorbeeld op het verkeerde moment, of in een vorm die niet aansloot op wat een MT-vergadering nodig heeft.

De meeste rapportages na een medewerkersonderzoek krijgen eenmalig aandacht en verdwijnen daarna in een la (bron), en dat risico is bij een najaars-MTO extra groot omdat de jaarplanning meestal al in volle gang is tegen de tijd dat de resultaten binnen zijn.

Wij leveren de meting en de rapportage voor MTO's, en zien bij klanten dat steeds dezelfde twee dingen bepalen of het MTO wel of niet op de agenda blijft staan. Het moment waarop de resultaten er liggen, en de vorm waarin ze worden aangeleverd. We lichten de timing en de vorm kort toe.

Eerst de resultaten, dan het jaarplan

De jaarplanbespreking bij gemeenten en zorgorganisaties ligt doorgaans tussen half september en half november. Een MTO dat pas begin november wordt uitgezet, levert resultaten op die net te laat komen om nog input te zijn voor dat gesprek. Ze worden dan hooguit een bijlage bij een plan dat al grotendeels vaststaat, in plaats van een van de bouwstenen ervan.

Daarom werken we bij klanten die het MTO willen laten meewegen in het jaarplan toe naar resultaten die minimaal twee tot drie weken voor de MT-bespreking beschikbaar zijn. Dat lukt door de vragenlijst en de reminders op tijd in te plannen, met de datum van de MT-vergadering als vast ankerpunt in plaats van als iets waar achteraf naar gekeken wordt.

De vorm bepaalt of het rapport gelezen wordt

Een MT-lid dat een rapport van veertig pagina's met alle scores per stelling krijgt, leest dat rapport zelden voor de vergadering. Wat we bij klanten wel zien landen, is een rapportage die is opgebouwd rond een handvol thema's in plaats van losse vragen, met een duidelijk beeld van waar de organisatie ten opzichte van vorig jaar staat en welke onderwerpen nu aandacht vragen. Een score krijgt pas betekenis als duidelijk is wat eraan voorafging, wat er sinds de vorige meting is veranderd en welke keuzes het MT op basis daarvan kan maken.

Ook helpt het om vooraf te kiezen voor een klein aantal prioriteiten in plaats van een volledige lijst verbeterpunten. Direct aan meer dan drie punten werken, werkt in de praktijk zelden (bron). Een dashboard waarin die twee of drie thema's er letterlijk uitspringen, geeft het MT iets om binnen tien minuten te bespreken in plaats van een rapport dat een aparte agendasessie nodig heeft.

Van rapportage naar besluit

De resultaten zelf zijn het startpunt, niet het eindpunt van het gesprek. Wat we terugzien bij organisaties waar het MTO structureel op de agenda blijft staan, is dat de MT-bespreking meteen doorschakelt van wat er uit het onderzoek kwam naar wie welk thema oppakt en wanneer daar een terugkoppeling volgt. Zonder die stap is de kans groot dat medewerkers bij de volgende meting merken dat er weinig met hun antwoorden is gebeurd, en dat drukt de respons en de eerlijkheid van de meting die daarna komt. Hoe je van meetresultaten naar concrete besluiten komt, staat uitgebreider in ons artikel over data naar besluit.

Ervaringwijzer helpt juist om te zorgen dat een MTO niet stopt bij een rapport, maar bruikbare input wordt voor het jaarplan. We denken mee over de planning van de meting, richten de vragenlijst zo in dat de uitkomsten aansluiten op de keuzes die het MT moet maken, en leveren de resultaten aan in een vorm die snel laat zien waar aandacht nodig is. Zo wordt het makkelijker om van signalen naar prioriteiten te gaan, zonder dat je zelf eerst door alle losse antwoorden en scores hoeft te worstelen.

{{cta}}