Als je deze blog leest is de kans groot dat je dit scenario herkent: je hebt een duidelijk gedefinieerd doel voor je onderzoek, een goede vragenlijst opgesteld en je doelgroep goed afgekaderd. Toch krijg je veel minder antwoorden dan je had verwacht. Dat is erg demotiverend. En bovendien zonde, want het geeft een minder betrouwbaar beeld van je organisatie.

Met een lage respons slinkt de kans om waardevolle inzichten op te doen, want je hebt minder data om mee te werken. Het geeft je dus minder input, waardoor het lastiger kan zijn om tot effectieve verbeteracties of beleidsveranderingen te komen. Gelukkig zijn er bewezen maatregelen die je respons aanzienlijk kunnen verhogen. Dan kan je makkelijker gerichte verbeteringen doorvoeren.

Algemene maatregelen voor hogere respons

Deze maatregelen zijn toepasbaar voor iedere organisatie, ongeacht het type onderzoek:

• Kies het juiste moment voor verzending. Verstuur de vragenlijst op een moment dat logisch aansluit bij de ervaring die je wilt onderzoeken. Bijvoorbeeld: een vragenlijst over een dienst kun je het beste een paar dagen na afloop versturen. Wacht geen maanden, want dan is de ervaring al grotendeels uit het geheugen verdwenen.
• Kondig het onderzoek vooraf aan. Laat respondenten vooraf weten dat er een onderzoek aankomt. Zo komt de uitnodiging niet uit de lucht vallen en is de kans groter dat de respondent de uitnodiging herkent en de vragenlijst invult.
• Verstuur namens een bekend contactpersoon. Als het onderzoek wordt verstuurd door iemand uit de organisatie die de respondent kent, geeft dit het onderzoek meer gewicht en vergroot het de kans op deelname.
• Stel korte en duidelijke vragen. Maak de vragenlijst makkelijk in te vullen door vragen helder te formuleren. Dit voorkomt verwarring en verhoogt de kans dat respondenten de vragenlijst afmaken.
• Houd de vragenlijst kort. Beperk ook het aantal vragen tot het noodzakelijke. Daarmee voorkom je vraagmoeheid en is de respondent eerder geneigd om de vragenlijst volledig in te vullen. Een tip van ons: vraag jezelf af hoeveel tijd zou jij zelf willen besteden aan het invullen van een vragenlijst. Is dat 5 minuten? Een kwartier? Een halfuur of zelfs langer? Het antwoord hierop kan een nuttige richtlijn zijn. Test je vragenlijst van tevoren en houd bij hoe lang het duurt om deze in te vullen.

In onze blog lees je meer manieren hoe je een goede vragenlijst opstelt.

• Gebruik toegankelijke taal. Hanteren van taalniveau B1 zorgt ervoor dat ook respondenten met een lager opleidingsniveau de vragen kunnen begrijpen. Wij gebruiken zelf de site van ishetb1.nl als extra stap om makkelijke alternatieven op woorden te vinden.
• Stel herinneringsmomenten in. Een uitnodiging kan makkelijk worden vergeten. Bij herinneringsmomenten zien we de responsgetallen vaak met 20% of meer verhogen.
• Koppel duidelijk terug wat je met de resultaten doet. Laat zien welke verbeteringen jouw organisatie door gaat voeren op basis van het onderzoek. Dan heeft de respondent het gevoel dat hun deelname een echt verschil maakt. Bonus: als de verbeteringen tijdig en goed worden doorgevoerd, kan dat je doelgroep motiveren om de volgende keer wel, of juist nog een keer mee te doen. Zo ben je ook verzekerd van een hogere respons bij volgende onderzoeken.
• Kies de juiste verstuurmethode voor je doelgroep. Een brief of e-mail met een uitnodiging voor een onderzoek zal jongere doelgroepen minder aanspreken dan als ze die bijvoorbeeld via een link, WhatsApp of SMS krijgen. Voor een oudere doelgroep kunnen traditionele methodes juist beter werken. Stem de verstuurmethode dus af op wie jouw doelgroep is. Je kunt ook verstuurmethodes combineren.
• Maak gebruik van een communicatieplan. Laat respondenten op verschillende kanalen weten dat je organisatie onderzoek doet. Dit vraagt aandacht voor het onderzoek en verhoogt de deelname.

Maatregelen met Ervaringwijzer

Met het platform van Ervaringwijzer kun je nog verder gaan in het verhogen van je respons. Hier zijn de belangrijkste functionaliteiten die wij bieden:

• Duidelijk en modern ontwerp. Alle vragenlijsten hebben een overzichtelijk User Interface en User Experience ontwerp. Ze zijn daardoor duidelijk, prettig voor het oog en eenvoudig in te vullen. Hierdoor zien we dat respondenten vaker geneigd zijn de vragenlijst tot het einde in te vullen.
• WCAG-proof vragenlijsten. De vragenlijsten voldoen aan toegankelijkheidseisen en zijn daardoor ook voor respondenten met (visuele) beperkingen in te vullen. Vooral voor organisaties met zo'n doelgroep is dit essentieel. Daarbij zal het de respondent het gevoel geven dat er aan hen is gedacht.
• Meertalige vragenlijsten. Maak de vragenlijst beschikbaar in meerdere talen, zodat ook respondenten die geen Nederlands spreken, lezen of schrijven kunnen deelnemen aan het onderzoek. Respondenten die een vragenlijst in eigen taal kunnen invullen, zullen dat je organisatie in dank afnemen en meer betrokken zijn.
• Je huisstijl doorvoeren in de uitnodiging en vragenlijst. Ervaringwijzer is te personaliseren zodat de uitstraling van de gehele vragenlijst én uitnodigingen aansluit bij de huisstijl van je organisatie. Hierdoor zal de respondent eerder herkennen dat de uitnodiging van jouw organisatie komt. We zien dat dit de respons aanzienlijk verhoogt.
  Een kanttekening: hecht jouw organisatie waarde aan een onafhankelijk uitgevoerd onderzoek? Dan kan het juist een optie zijn om je huisstijl niet door te voeren. De kleuren en het logo van Ervaringwijzer zullen dan zichtbaar zijn, waardoor het duidelijk is dat het onderzoek onafhankelijk wordt uitgevoerd.
• Antwoorden anonimiseren. In het platform is in te stellen of de antwoorden anoniem zijn of niet. Bij een anonieme vragenlijst krijgt de respondent een melding dat de antwoorden niet naar hen te herleiden zijn. Dat kan een extra duwtje in de rug zijn om mee te doen.
• Geautomatiseerde herinneringen. Stel bij het versturen automatisch herinneringen in, zodat de respondent het onderzoek niet vergeet. Hier hoef je als organisatie niet naar om te kijken. Het systeem stuurt namelijk alleen herinneringen naar respondenten die nog niet hebben meegedaan.
• Contactaanvraag voor kwalitatief vervolg. Bouw een contactaanvraag in aan het eind van de vragenlijst. Dit zorgt voor een kwalitatieve laag bovenop het kwantitatieve onderzoek, doordat respondenten na het onderzoek bereikbaar blijven voor aanvullende informatie. Kies hier alleen voor als je binnen 14 dagen opvolging kan geven aan de contactaanvraag.
• Diepte-interviews voor moeilijk bereikbare groepen. Het afnemen van diepte-interviews zorgt ervoor dat respondenten die anders moeilijk te bereiken zijn, alsnog kunnen worden bevraagd.
• Flexibele verstuurmethodes. De juiste verstuurmethode bepalen voor jouw doelgroep kan lastig zijn. Wij helpen je daarmee, zodat de verstuurmethode aansluit bij de respondent en de beschikbare middelen en gegevens.
• Ideeënbox voor continue feedback. Wij bieden locaties een speciale ideeënbox aan. Dat is een doos waarin mensen op elk moment een boodschap kunnen achterlaten. We halen de antwoorden om de zoveel tijd op en verwerken de respons. Dit is een vrijblijvende en laagdrempelige manier om respons te verhogen.

Van maatregel naar resultaat

De bovenstaande maatregelen zijn natuurlijk te combineren om de hoogst mogelijke respons te behalen. Hogere respons betekent betrouwbaardere data en daarmee een betere basis voor je verbeteracties.

Wil je weten hoe Ervaringwijzer jouw organisatie kan helpen om meer uit je onderzoeken te halen? Boek een demo met ons en ontdek welke aanpak het beste past bij jouw doelgroep en organisatie.