Medewerkerstevredenheid meten: waarom en hoe?

Als werkgever met mensen in dienst, wil je dat je medewerkers hun werk goed uit kunnen voeren. Daarvoor is het nodig om een fijne werksfeer te creëren en te zorgen dat medewerkers zich gehoord voelen, zodat ze lang bij jou als werkgever blijven en goed presteren. Om dit goed te kunnen doen, is het nodig om te signaleren wat al goed gaat en waar je nog zou kunnen verbeteren. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is een essentiële manier om dit te organiseren.

Stappenplan voor een effectief MTO

Net als bij andere onderzoeken geldt: goede voorbereiding is het halve werk. Dit stappenplan helpt je op weg.

1. Bepaal je doelstellingen. Wil je een algemeen beeld van de tevredenheid op de werkvloer over je gehele organisatie? Zoek je verbeterpunten voor verschillende afdelingen? Of wil je inzicht in bepaalde thema's, zoals werkgeluk, het presteren van leidinggevenden of arbeidsvoorwaarden?
2. Kies je onderzoeksstrategie. Wil je bijvoorbeeld een groot eenmalig onderzoek doen? Wil je doorlopende metingen doen waarbij je de medewerkers iedere maand of kwartaal een nieuw thema bevraagt? Of wil je per team, afdeling of locatie een gerichte meting doen om te kunnen vergelijken?

Wij adviseren organisaties vaak om hun MTO opknippen in thematische deelonderzoeken en deze doorlopend meten bij hun medewerkers. Dit heeft met een aantal dingen te maken:

• Doorlopende medewerkerstevredenheidsmetingen zien vaak een hogere respons (50-60%) vergeleken met één groot onderzoek per jaar (10-15%).
• Het wordt mogelijk om gerichter en sneller verbeteringen uit te voeren die medewerkers ook terugzien op de werkvloer.
• Je kunt als organisatie beter je betrokkenheid laten zien, dit wekt vertrouwen op bij je medewerkers.
• Je kunt per thema dieper ingaan op verschillende aspecten van het werk terwijl het onderzoek relatief kort blijft. Naast tevredenheid kan je op die manier ook andere aspecten bevragen.

1. Kies je verstuurkanalen. Stem dit af op de digitale vaardigheden en voorkeuren van je medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld een uitnodiging e-mailen of SMS’en, maar ook aanbieden op tablets op de werkvloer. Je kunt voor oudere of minder digitaal vaardige medewerkers ook papieren vragenlijsten op de werkvloer leggen of per post aanbieden. Bij weinig medewerkers of bij medewerkers die een (visuele) beperking hebben, kan het een optie zijn om 1-op-1 interviews uit te voeren. Door de juiste mix van kwantitatieve en kwalitatieve verstuurkanalen te kiezen, kun je de respons aanzienlijk verhogen.
2. Zorg voor een hoge respons. Je kunt erover nadenken om de vragenlijst aan te bieden in meerdere talen, de huisstijl van je bedrijf door te voeren in de vragenlijst, herinneringen te versturen aan medewerkers die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld en de vragenlijst zelf zo kort en krachtig mogelijk te maken. In deze blog lees je wat de kenmerken zijn van een vragenlijst die een hoge respons opbrengt.
3. Zorg voor onafhankelijkheid. Wil je echt eerlijke antwoorden, dan is het slim om ervoor te zorgen dat de metingen uitgevoerd worden door een onafhankelijke partij. Hiermee worden de gegeven antwoorden ook bruikbaarder en kun je echt verbeteren. Je kunt er dus over nadenken om het MTO uit te laten voeren door een onafhankelijke partij als Ervaringwijzer. In het kader van onafhankelijkheid kan je ook overwegen om, in tegenstelling tot wat we in punt 4 beschreven, de huisstijl van je bedrijf juist niet door te voeren in de vragenlijst. Of vragen als “In welke afdeling ben je werkzaam?” achterwege te laten, en bij het versturen op de afdeling te sorteren. Binnen het platform Ervaringwijzer kun je dit makkelijk met tags regelen.
4. Verzamel en analyseer de resultaten. Zorg ervoor dat je direct toegang hebt tot de binnenkomende data. Dit stelt je in staat om opvallende inzichten te vergaren en bij te sturen terwijl het onderzoek nog loopt. Op die manier kun je snel reageren op feedback, zonder dat daar maanden overheen gaan. Binnen het platform Ervaringwijzer kan je daarbij ook managers of andere belanghebbenden makkelijk inzicht geven, zodat zij (kleine) verbeteringen direct kunnen doorvoeren bij het team of locatie waar ze leiding aan geven.
5. Zet de data om in actie. Dit is de belangrijkste stap: gebruik de inzichten voor daadwerkelijke verbetering. Organiseer verbetersessies met je teams, stel concrete acties vast en monitor het effect van je interventies. Zorg ook dat je de medewerkers op de hoogte brengt van de verbeteringen die door worden gevoerd. Zo laat je zien dat je je werknemers serieus neemt. Bonus: dit vergroot ook de kans dat medewerkers bij een volgende meting weer deelnemen.ℹ️ Lees onze blog over hoe je data omzet in actie volgens het stappenplan Signaal, Knelpunt, Actie, Doel.

Kenmerken van een goede MTO-vragenlijst

De vragenlijst is het fundament van betrouwbaar kwantitatief onderzoek. Een goede MTO-vragenlijst heeft o.a. de volgende kenmerken:

• Kort en krachtig. Beperk je vragenlijst tot maximaal 15 vragen. Elke vraag moet een doel hebben: stel dus alleen vragen waarvan je weet wat je met het antwoord doet. Een te lange vragenlijst leidt tot lagere respons en vermoeide respondenten die lukraak antwoorden invullen. Past alles wat je wilt weten niet in 15 vragen? Dan kun je ervoor kiezen om het MTO op te knippen in thema's en deze op verschillende momenten in het jaar aan te bieden.
• Duidelijk en goed gestructureerd. Groepeer vragen per onderwerp, bijvoorbeeld: werk en werkomgeving, leidinggevende, samenwerking, arbeidsvoorwaarden. Zo snapt de medewerker de context van de vragen beter en is de kans groter dat je complete en relevante antwoorden krijgt.
• Passend bij je doelgroep. Bij een MTO kun je sector-specifiek jargon gebruiken. Dat laat zien dat je je medewerkers serieus neemt. Houd wel rekening met verschillende functieniveaus: wat begrijpelijk is voor het managementteam, is dat niet altijd voor de werkvloer.
• Op het juiste moment aangeboden. Verstuur het MTO op een moment dat medewerkers niet overspoeld worden met andere prioriteiten. Vermijd drukke periodes zoals eindejaarssluitingen of vakantieperiodes. Voor thematische metingen: stem het moment af op het onderwerp (bijvoorbeeld direct na een teamreorganisatie of na de invoering van nieuw beleid).
• Vooraf aangekondigd. Als het MTO een week voor de start van het onderzoek al bij het team is aangekondigd, bijvoorbeeld door HR of door de leidinggevende, is de kans kleiner dat het onderzoek voor de medewerker onverwachts op hun dak komt vallen. Het zal een moment uitlokken van: “Oh, ja, dit is dat onderzoek”. Het is slim om bij de aankondiging ook te benadrukken wat het belang is van het onderzoek, of het anoniem zal worden uitgevoerd en wat er met de resultaten wordt gedaan.
• Ruimte voor eigen inbreng. Naast gesloten vragen is het waardevol om medewerkers de ruimte te geven voor eigen inbreng. Open vragen leveren vaak de meest concrete verbeterpunten op. Let wel: beperk open vragen tot maximaal 2-3 per vragenlijst om de respons niet te verlagen en maak de ruimte voor toelichting optioneel.
• Mogelijkheid tot vergelijking. Voor grotere organisaties is het slim om vragenlijsten te maken die herbruikbaar zijn voor meerdere locaties of afdelingen. Zo kun je resultaten vergelijken en leren van elkaars successen.

ℹ️ In onze blog ‘Wat maakt een vragenlijst echt goed?’ gaan we dieper in op deze punten.

Voorbeeld: hoe een zorgorganisatie hun MTO omzette in een verbeterinstrument

Toen Irado hun samenwerking met ons begon, lag er een jaarlijks MTO-onderzoek van 78 vragen. Dat werkte niet voor de organisatie: het duurde te lang om de vragenlijst in te vullen en als resultaat was de respons erg laag. Ons advies: knip de vragenlijst op in thema's en bied deze op meerdere momenten door het jaar aan bij medewerkers. Zo is de kans groter dat de vragenlijsten daadwerkelijk worden ingevuld en geeft het een completer en gerichter beeld van de ervaringen.

Zo gezegd, zo gedaan. Irado voert nu al een aantal jaar het MTO in thematische delen gedurende het jaar uit. Dit heeft ervoor gezorgd dat hun respons hoger is geworden, er gerichtere inzichten zijn opgedaan en de doorlooptijd tussen resultaat en verbetering korter is geworden.

Ervaringwijzer ondersteunt organisaties op verschillende manieren bij het uitvoeren van een MTO. Het platform helpt bij het inrichten van de organisatiestructuur, het maken van vragenlijsten en het real-time volgen van resultaten. Wil je liever dat wij het complete proces uit handen nemen? Dat kan ook. Van vragenlijstontwikkeling tot rapportage: wij zorgen ervoor dat het onderzoek onafhankelijk wordt uitgevoerd, terwijl jij het inzicht en de controle behoudt via het platform.

Door de complete PDCA-cyclus te ondersteunen, van planning en uitvoering tot analyse en actie, zorgen we ervoor dat jouw MTO niet eindigt als rapport in een la, maar functioneert als een levend instrument voor continue verbetering.

Klaar om van meting naar verbetering te gaan?

Wil je meer weten over hoe jouw organisatie medewerkerstevredenheid effectief kan meten? Onze experts staan voor je klaar. Boek een demo of stel je vraag aan een van onze teamleden.